Wie werden Wellnessprogramme reguliert?

Es besteht kein Zweifel, dass Wellnessprogramme am Arbeitsplatz bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen beliebt sind. Im Jahr 2019 boten 84 % der Arbeitgeber mit mindestens 200 Mitarbeitern Wellnessprogramme für ihre Mitarbeiter an.

Diese Programme wurden entwickelt, um gesunde Gewohnheiten zu fördern, wie mehr zu Fuß zu gehen und effektive Techniken zur Stressbewältigung zu erlernen, oder ungesunde Gewohnheiten wie Tabakkonsum zu entmutigen.

Trotz ihrer Popularität gibt es Bedenken, dass Wellnessprogramme nicht besonders effektiv sind, um die Kosten für Arbeitgeber zu senken oder die allgemeine Gesundheit der Arbeitnehmer zu verbessern. Sie neigen jedoch dazu, die Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Gesamtleistungspaket zu verbessern.

Es gibt auch Bedenken, dass Wellnessprogramme, selbst wenn sie sorgfältig konzipiert sind, möglicherweise Menschen mit Behinderungen oder schwerwiegenden Erkrankungen diskriminieren können.

Obwohl die Wirksamkeit und Fairness von Wellnessprogrammen weiterhin Anlass zu Kontroversen gibt, gibt es Vorschriften zum Schutz der Arbeitnehmer. Diese Regeln stellen sicher, dass Wellnessprogramme so weit wie möglich diskriminierungsfrei sind.

In diesem Artikel werden die Vorschriften erläutert, die für Wellnessprogramme gelten.

Gesetze, die für Wellness-Programme gelten

Eine Vielzahl von Bundesgesetzen und -vorschriften sollen Mitarbeiter schützen und Diskriminierung am Arbeitsplatz verhindern. Sie beinhalten:

• Gesetz über die Sicherheit des Arbeitnehmerrenteneinkommens (ERISA)

• Americans with Disabilities Act (ADA) und geltende Leitlinien der Equal Employment Opportunities Commission (EEOC)

• Gesetz zur Nichtdiskriminierung genetischer Informationen (GINA)

• Gesetz zur Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA)

• Gesetz zur erschwinglichen Pflege (ACA)

Es gab bereits eine breite Palette von ERISA-, ADA/EEOC-, GINA- und HIPAA-Regeln, um Diskriminierung zu verhindern und die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen. Der ACA fügte jedoch zusätzliche Vorschriften für Wellnessprogramme hinzu. Und die Regeln für bestimmte Wellnessprogramme, die den ADA- und GINA-Vorschriften unterliegen, haben sich im Laufe der Zeit geändert.

ACA-Regeln

Unter dem ACA werden Wellnessprogramme als partizipativ oder gesundheitskontingent kategorisiert. Mitmachende Wellnessprogramme belohnen Mitarbeiter für die einfache Teilnahme am Programm.

Auf der anderen Seite verlangen gesundheitsbedingte Wellnessprogramme mehr vom Mitarbeiter: entweder die aktive Teilnahme an etwas (z. B. eine bestimmte Anzahl von Schritten am Tag machen) oder das Erreichen eines bestimmten Gesundheitsziels (z unter einer bestimmten Schwelle).

Beide Arten von Wellnessprogrammen sind zulässig, aber wenn ein Arbeitgeber ein gesundheitsbedingtes Wellnessprogramm anbietet, muss er Mitarbeitern, die das Programm nicht abschließen können, eine angemessene Alternative bieten.

Grundsätzlich muss allen Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden, die mit dem Wellnessprogramm verbundenen Belohnungen zu verdienen, auch wenn sie die erforderlichen Aktivitäten nicht durchführen oder die erforderlichen gesundheitlichen Ergebnisse nicht erzielen können.

Bei Wellnessprogrammen, die nur auf Teilnahme beschränkt sind, schränkt der ACA die Anreize, die Arbeitgeber anbieten können, nicht ein. Es gibt jedoch Obergrenzen dafür, wie viel ein Mitarbeiter im Rahmen eines gesundheitsbedingten Wellnessprogramms belohnt werden kann (oder bestraft wird, wenn er nicht am Wellnessprogramm teilnimmt).

Die maximale Belohnung/Strafe für tabakbezogene Wellnessprogramme beträgt 50 % der Gesamtkosten der Gruppenkrankenversicherung im Rahmen der Krankenversicherung des Arbeitgebers. Und für alle anderen gesundheitsbedingten Wellnessprogramme beträgt die maximale Belohnung/Strafe 30 % der Gesamtkosten der Krankenversicherung.

ADA-, GINA- und EEOC-Regeln

Es gab jedoch Bedenken, dass die Verpflichtung von Mitarbeitern, behindertenbezogene Fragen zu beantworten oder sich Gesundheitsuntersuchungen zu unterziehen – selbst im Rahmen eines nur für die Teilnahme vorgesehenen Wellnessprogramms – dem Diskriminierungsschutz in der ADA und GINA zuwiderlaufen könnte.

Die ADA und GINA verlangen, dass die Teilnahme an jedem Wellnessprogramm freiwillig ist. Im Jahr 2016 verklagte AARP die EEOC und behauptete, dass Wellness-Programme, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen umfassten, eine potenzielle Verletzung der Privatsphäre darstellten.

Sie stellten auch fest, dass die Teilnahme nicht wirklich „freiwillig“ sei, wenn den Mitarbeitern erhebliche Geldstrafen drohen, wenn sie sich vom Wellnessprogramm abmelden.

Im Jahr 2017 entschied ein Richter zugunsten von AARP. Obwohl die EEOC zunächst drei Jahre beantragte, um neue Regeln zu schreiben, hob der Richter die bestehenden Regeln ab Januar 2019 für Wellnessprogramme, die der ADA und GINA unterliegen, auf.

Obwohl andere Wellnessprogramme nicht betroffen waren, bedeutete das Urteil, dass die maximale Strafe/Anreiz von 30 % der Krankenkassenprämien nicht für Wellnessprogramme gelten würde, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen beinhalteten.

Der sicherste Weg für Arbeitgeber war ab 2019, Strafen/Anreize für Wellnessprogramme zu vermeiden, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen beinhalteten, und nur Strafen/Anreize für andere Wellnessprogramme zu verwenden, die nicht der ADA oder GINA unterliegen.

Anfang 2021 schlug die EEOC neue Regeln für Wellnessprogramme vor, die der ADA oder GINA unterliegen. Die neuen Regeln sahen vor, dass diese Wellnessprogramme nur de minimus (minimale) Anreize wie Wasserflaschen oder T-Shirts enthalten sollten.

Innerhalb weniger Wochen wurden die vorgeschlagenen Regeln jedoch zurückgezogen, und es könnte Mitte 2022 dauern, bis neue Regeln veröffentlicht werden. Daher gibt es derzeit keine offiziellen EEOC-Richtlinien, wie Strafen und Anreize für Wellnessprogramme gestaltet werden können, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen umfassen.

Die Anfang 2021 von der EEOC vorübergehend vorgeschlagenen Regeln geben jedoch Aufschluss darüber, wie die Agentur in Zukunft wahrscheinlich Wellnessprogramme regulieren wird. Sie werden wahrscheinlich sehr geringe Teilnahmeanreize für Wellnessprogramme verlangen, um ihren „freiwilligen“ Status zu behalten, wenn sie der ADA oder GINA unterliegen.

Wie Wellness-Programme mit den Erschwinglichkeitsbestimmungen der Krankenkassen interagieren

Nach dem Affordable Care Act müssen große Arbeitgeber ihre Vollzeitbeschäftigten, die 30 oder mehr Stunden pro Woche arbeiten, krankenversichern. Und die Deckung muss einen Mindestwert bieten (dh ziemlich umfassend sein) und als erschwinglich angesehen werden.

Wellnessprogramme beinhalten oft einen finanziellen Anreiz, der an die Kosten der Krankenversicherung eines Mitarbeiters gebunden ist. Es stellte sich also die Frage, wie Wellnessprogramme mit der Berechnung zusammenwirken, um festzustellen, ob der Gesundheitsplan eines Arbeitgebers als erschwinglich angesehen wird.

Im Jahr 2015 hat der IRS diesbezüglich Leitlinien herausgegeben. Kurz gesagt, die Regeln besagen, dass der Arbeitgeber für ein nichtdiskriminierendes tabakbezogenes Wellnessprogramm (z.

Bei Wellnessprogrammen, die nichts mit Tabakkonsum zu tun haben, muss der Arbeitgeber jedoch die regulären Kosten des Gesundheitsplans (dh ohne Rabatte durch die Teilnahme am Wellnessprogramm) verwenden, um festzustellen, ob der Gesundheitsplan als erschwinglich angesehen wird.

Dies ist wichtig, da Wellnessprogramme die Kosten für die Krankenversicherung eines Mitarbeiters senken können. Wenn es Arbeitgebern erlaubt wäre, die Erschwinglichkeit auf der Grundlage der Annahme zu berechnen, dass alle berechtigten Arbeitnehmer erfolgreich an einem verfügbaren Wellnessprogramm teilnehmen würden, könnte dies einen verzerrten Eindruck von der Erschwinglichkeit der Krankenversicherung des Arbeitgebers vermitteln.

Arbeitgeber können diese Annahme in Bezug auf diskriminierungsfreie tabakbezogene Wellnessprogramme treffen. Bei anderen Wellnessprogrammen müssen Arbeitgeber die Erschwinglichkeitsberechnungen jedoch auf der Grundlage der regulären Krankenversicherungsprämie durchführen, ohne einen Rabatt zu berücksichtigen, der über das Wellnessprogramm verdient werden könnte.

Nimmt ein Mitarbeiter am Wellnessprogramm teil und erhält dadurch eine niedrigere Krankenkassenprämie, ist das ein Bonus. Der Arbeitgeber müsste aber dafür sorgen, dass die Krankenversicherung auch ohne das Wellnessprogramm bezahlbar ist oder eine Strafe im Rahmen des Arbeitgeberauftrags riskieren.

Zusammenfassung

Gesundheitsprogramme für Mitarbeiter unterliegen Gesetzen und Vorschriften, die darauf abzielen, die Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen oder schwerwiegenden Erkrankungen zu verhindern. Diese Regeln gelten für die Pflicht zur Bereitstellung von Gesundheitsinformationen oder die Teilnahme an einer Vorsorgeuntersuchung und für welche Anreize.

Wenn Ihr Arbeitgeber ein Wellnessprogramm anbietet und Sie gerne daran teilnehmen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass es Ihnen dabei hilft, Ihre Gesundheits- und Fitnessziele auf dem Laufenden zu halten. Je nach Struktur des Programms können Sie auch feststellen, dass es finanzielle Anreize gibt – einschließlich günstigerer Krankenversicherungen –, die eine Teilnahme lohnen.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass das Programm Ihres Arbeitgebers Arbeitnehmer mit Behinderungen diskriminiert oder Ihre Privatsphäre beeinträchtigen könnte, können Sie eine angemessene Alternative beantragen. Möglicherweise können Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine Vereinbarung über die Besonderheiten eines Wellnessprogramms treffen, das Ihren Bedürfnissen entspricht und Ihnen dennoch die Anreize bietet, die Ihr Arbeitgeber anbietet.

Als letztes Mittel können Sie, wenn Sie der Meinung sind, dass das Ihnen zur Verfügung stehende Wellnessprogramm diskriminierend ist und Ihr Arbeitgeber keine Alternative bietet, eine Diskriminierungsklage bei der EEOC einreichen und sie bitten, sich mit den Details zu befassen.