So erhalten Sie Kopien Ihrer Krankenakte

Die Überprüfung Ihrer Krankenakten ist nicht nur die kluge Sache, sondern auch Ihr Recht. Es ermöglicht Ihnen, alle Informationen zu aktualisieren, die für Ihre Behandlung von entscheidender Bedeutung sein könnten, oder Ihren Arzt nach fehlenden oder falschen Verschreibungen oder Testergebnissen abzufragen.

In der Vergangenheit wurden medizinische Aufzeichnungen vom Hausarzt geführt und gepflegt. In den letzten Jahren hat sich ein Trend entwickelt, der dazu führt, dass Patienten die Verantwortung für die Aufbewahrung und Pflege ihrer eigenen Krankenakten übernehmen.

Sofern Sie sich nicht in einem Gesundheitssystem befinden, das Ihnen Zugang zu Ihren elektronischen Krankenakten (EMR) bietet, müssen Sie Schritte unternehmen, um Kopien für sich selbst anzufordern.

Wer darf medizinische Unterlagen anfordern

Obwohl sie zum Schutz Ihrer Privatsphäre entwickelt wurden, sind die HIPAA-Vorschriften so umfangreich, dass viele Anbieter immer noch verwirrt sind, wie sie sie durchsetzen sollen. Dies kann es manchmal schwierig machen, Ihre Unterlagen zu erhalten, selbst wenn Sie vollumfänglich dazu berechtigt sind.

Laut HIPAA haben Sie unter diesen Umständen das Recht, medizinische Unterlagen anzufordern:

• Sie sind der Patient oder der Elternteil oder Vormund des Patienten, dessen Unterlagen angefordert werden.
• Sie sind eine Pflegekraft oder ein Anwalt, der eine schriftliche Erlaubnis des Patienten eingeholt hat. In einigen Fällen stellt Ihnen der Gesundheitsdienstleister ein Genehmigungsformular aus, das der Patient ausfüllen muss.

Viele Menschen gehen davon aus, dass nur sie oder ihre Beauftragten Kopien ihrer Krankenakte erhalten können. Nach dem Gesetz gibt es andere Personen oder Organisationen, die ebenfalls das Recht haben können.

Dies umfasst nicht nur Ihren Hausarzt, sondern auch von Dritten abgedeckte Einrichtungen, denen Sie möglicherweise wissentlich oder unwissentlich das Recht bei der Unterzeichnung eines Patientenaufnahme- oder Registrierungsformulars eingeräumt haben. Dazu gehören nicht nur Ärzte, sondern auch Organisationen wie Versicherungen, Krankenhäuser, Labore, Pflegeheime, Rehabilitationszentren und Abrechnungsdienstleister.

Heutzutage verlangen einige Leute sogar, dass ihre medizinischen Daten mit mobilen Apps geteilt werden (z. B. solche, die Ihre Herzgesundheit oder Ihren Diabetes überwachen). Gemäß HIPAA haben Sie das Recht, dies zu beantragen, mit der Maßgabe, dass der Gesundheitsdienstleister, der die Informationen freigibt, nicht dafür verantwortlich ist, wie der Anbieter der mobilen App Ihre Informationen verwendet oder sichert.

Zu diesem Zweck ist es in Ihrem Interesse, alle medizinischen Registrierungs- oder Aufnahmedokumente zu lesen, um die Rechte, die Sie gewähren, vollständig zu verstehen und an wen Ihre Informationen weitergegeben werden können.

Welche Aufzeichnungen können bereitgestellt werden?

Obwohl Sie ein Recht auf die meisten Ihrer medizinischen Unterlagen haben, gibt es einige, die Gesundheitsdienstleister zurückhalten können. Das Alter eines bestimmten Datensatzes kann sich auch auf die Möglichkeit auswirken, diese zu erhalten. Die meisten Leistungserbringer, einschließlich Gesundheitsdienstleister, Krankenhäuser und Labore, müssen die medizinischen Aufzeichnungen von Erwachsenen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren, obwohl dies je nach Bundesstaat variieren kann.

Auch die Aufbewahrungsfrist für Kinder ist geregelt. Je nach Bundesland müssen die Aufzeichnungen eines Kindes über das 18. oder 21. Lebensjahr hinaus drei bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wenn Sie nach bestimmten Labortests oder Krankenhausaufnahmeunterlagen suchen, ist es oft am besten, diese beim Labor oder Krankenhaus anzufordern und nicht bei Ihrem Hausarzt. Sie sind wahrscheinlich vollständiger und können sogar länger aufbewahrt werden als eine private Arztpraxis.

Aufzeichnungen, die Ihr Anbieter möglicherweise verweigern kann

Es gibt Aufzeichnungen, auf die Ihnen möglicherweise der Zugriff verweigert wird. Dabei handelt es sich in erster Linie um Aufzeichnungen über psychische Erkrankungen, bei denen die Notizen des Anbieters eher als „Eindrücke“ denn als Diagnosen angesehen werden können. Es wurde argumentiert, dass die Offenlegung dieser Aufzeichnungen der Beziehung zwischen Gesundheitsdienstleister und Patient schaden oder aus dem Kontext gerissen falsch ausgelegt werden kann.

Abgesehen davon kann ein Anbieter Ihre Anfrage nicht ablehnen, da dies Ihre Gefühle verletzen könnte. Sie kann nur verweigert werden, wenn die Herausgabe der Informationen Sie dazu zwingen könnte, sich selbst oder anderen zu schaden. Bei Ablehnung muss Ihnen die Ablehnung schriftlich mitgeteilt werden.

Nach dem Gesetz gibt es einige Fälle, in denen Ihre Gesundheitsdaten zurückgehalten werden können, obwohl diese Einschränkungen einer weiten Auslegung unterliegen. Diese beinhalten:

• Notizen zur Psychotherapie; Dies sind Notizen, die vom Gesundheitsdienstleister gemacht wurden und möglicherweise nicht in Ihrer Krankenakte enthalten sind
• Informationen, die zur Verwendung in einem Rechtsstreit zusammengestellt wurden

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihnen der Zugang zu bestimmten medizinischen Unterlagen zu Unrecht verweigert wird, können Sie eine Beschwerde beim Office of Civil Rights (OCR) des Department of Health and Human Services einreichen. Dies können Sie auch tun, wenn Ihre ärztliche Schweigepflicht verletzt wurde.

Wenn die OCR zustimmt, dass Ihre Beschwerde berechtigt ist, weist sie den Gesundheitsdienstleister oder die Einrichtung an, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder eine Einigung durchzusetzen, wenn tatsächlich ein Schaden entstanden ist. Die Beschwerde muss innerhalb von 180 Tagen nach dem Verstoß eingereicht werden.

Das Gesetz verbietet auch Vergeltungsmaßnahmen seitens des betroffenen Unternehmens, wenn eine Beschwerde eingereicht wird, wie etwa die Einstellung von Dienstleistungen oder eine Erhöhung der Kosten der Dienstleistungen.

So fordern Sie Ihre Krankenakten an

Die meisten Praxen oder Einrichtungen werden Sie bitten, ein Formular auszufüllen, um Ihre medizinischen Unterlagen anzufordern. Dieses Antragsformular kann in der Regel im Büro abgeholt oder per Fax, Post oder E-Mail zugestellt werden.

Wenn das Büro kein Formular hat, können Sie einen Brief schreiben, um Ihren Antrag zu stellen. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes enthalten:

• Dein Name
• Sozialversicherungsnummer
• Geburtsdatum
• Adresse und Telefonnummer
• E-Mail-Addresse
• Die Liste der angeforderten Datensätze
• Die Servicetermine
• Zustellmöglichkeit (Fax, Post, E-Mail, persönlich)
• Unterschrift

Nachdem die Anfrage gestellt wurde, müssen Sie möglicherweise eine Weile warten, bis die Aufzeichnungen tatsächlich eingehen. Die staatlichen Gesetze variieren, erfordern jedoch in der Regel eine Lieferung innerhalb von 30 bis 60 Tagen. Bewahren Sie eine Kopie des Originalantrags auf und wenden Sie sich an das Gesundheitsministerium Ihres Bundesstaates, wenn Sie die Dokumente nach wiederholten Versuchen nicht erhalten.

Servicekosten

Beachten Sie, dass Sie möglicherweise die Kosten für Ihre Krankenakten tragen müssen, wenn Sie diese in Papierform, per Fax oder über elektronische Medien erhalten möchten. Der Preis kann variieren, muss aber angemessen sein.

Darüber hinaus haben Sie auch dann Anspruch auf die Aufzeichnungen, wenn Sie den Leistungserbringer oder die Einrichtung für das Verfahren nicht bezahlt haben. Die Aufzeichnungen können nicht wegen Nichtzahlung einbehalten werden, und Ihnen kann keine exorbitante Gebühr zur Entschädigung für die Nichtzahlung von Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden. Wenn Gelder fällig sind, kann der Leistungserbringer oder die Einrichtung Eintreibungswege verfolgen, beispielsweise einen Rechtsweg oder einen Inkassodienst.

Für einen Gesundheitsdienstleister, der nicht mehr in der Praxis ist

Wenn Ihr Gesundheitsdienstleister in den Ruhestand geht oder nicht mehr tätig ist, müssen alle Krankenakten nach dem Gesetz aufbewahrt werden. Dies gilt auch dann, wenn ein Leistungserbringer verstorben ist oder die Praxis ohne Verkauf auflöst.

Laut Gesetz sollten die Krankenakten an einen anderen Gesundheitsdienstleister übertragen werden, der sich bereit erklärt, die Verantwortung zu übernehmen. Wenn kein Anbieter gefunden werden kann, können die Aufzeichnungen bei einem seriösen kommerziellen Speicherunternehmen archiviert werden.

Auch wenn Ihr Arzt die Praxis verlassen hat, die Praxis aber noch in Betrieb ist, müssen Ihre Aufzeichnungen von den verbleibenden Mitgliedern geführt werden. Wenn die Praxis verkauft wurde, ist die neue Praxis für die Pflege der Aufzeichnungen verantwortlich und haftet für den Verlust oder die falsche Handhabung der Aufzeichnungen.

Das Auffinden Ihrer Unterlagen kann manchmal eine Herausforderung sein, insbesondere wenn das Büro eines Gesundheitsdienstleisters ohne Weiterleitungsdetails geschlossen wurde. In diesem Fall können Sie mehrere Dinge tun:

• Wenden Sie sich an Ihre staatliche oder lokale medizinische Gesellschaft. Viele dieser Organisationen erfordern eine jährliche Registrierung, sie werden höchstwahrscheinlich über die neuesten Kontaktinformationen verfügen.

• Sprechen Sie mit Ihrer Krankenkasse. Wenn es sich bei dem Gesundheitsdienstleister noch um einen zugelassenen Leistungserbringer handelt, verfügt Ihr Versicherer über die Kontaktdaten.

• Wenden Sie sich an jedes Krankenhaus, in dem Ihr Arzt die Runde gemacht hat. Krankenhäuser verlangen von Gesundheitsdienstleistern, dass sie sich einem formellen Verfahren unterziehen, um Krankenhausprivilegien zu erhalten. Personalabteilungen haben normalerweise Details in den Akten.

Wenn alles andere fehlschlägt, müssen Sie möglicherweise Ihre Akte rekonstruieren, indem Sie sich an die verschiedenen Labore, Krankenhäuser oder Spezialisten wenden, die Sie verwendet haben. Ihre bisherigen und aktuellen Krankenkassen können Ihnen Auskunft über alle für Sie geltend gemachten Ansprüche geben.

Fehler korrigieren

Sobald Sie eine Kopie Ihrer medizinischen Unterlagen erhalten haben, überprüfen Sie diese sorgfältig. Wenn Sie Fehler oder Auslassungen finden, sollten Sie diese sofort korrigieren lassen, um sicherzustellen, dass sie Ihre zukünftige Pflege nicht beeinträchtigen.

Die meisten Anbieter verpflichten sich, sachliche Fehler zu korrigieren oder Berichte aufzuspüren, die in Ihrer Akte hätten aufbewahrt werden sollen.

Dies gilt jedoch nicht für Meinungsverschiedenheiten, zu denen Ihr Arzt das Recht hat, eine medizinische Meinung zu äußern. Dazu gehören Hinweise zu Faktoren, die zu einer Krankheit beitragen (wie Alkoholismus oder HIV), die Sie lieber nicht in Ihre Krankenakte aufnehmen möchten. Das Verändern oder Weglassen der Aufzeichnungen wäre nicht nur ethisch problematisch, sondern könnte auch rechtliche Schritte gegen den Gesundheitsdienstleister nach sich ziehen.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Verweigerung einer Berichtigung ungerecht ist oder Sie in Gefahr bringt, reichen Sie beim OCR eine Beschwerde ein, in der Sie den Streitfall detailliert beschreiben. Sie können die Beweise überprüfen und entscheiden, ob die Berichtigung gerechtfertigt ist.

Zu wissen, was in Ihren Krankenakten steht, kann genauso wichtig sein, wie überhaupt einen Arzt aufzusuchen. Wenn Sie Zugang zu Ihrer elektronischen Krankenakte haben, sollten Sie diese nach jedem Termin oder Pflegebesuch überprüfen. Es ermöglicht Ihnen, bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen und aktiver mitzuwirken, wenn eine medizinische Behandlung erforderlich ist.